Tenemos diferentes opciones para habilitar que nuestros visitantes visualicen o descarguen documentos, bien sean en word, pdf, powerpoint, excel…
La primera de nuestras opciones es utilizar directamente WordPress:
1.- Creamos una nueva entrada o página y desde el editor clicamos en la opción Añadir objeto.
2.- Subimos el archivo deseado, lo seleccionamos y clicamos en «Insertar en la entrada».
3.- Veremos que aparece en nuestra entrada un enlace con el título de nuestro documento. Dicho enlace habilita su descarga directa. Si quisiéramos podríamos editar el texto del enlace simplemente clicando en algún lugar de dicho enlace y escogiendo editar (el lapicerito). Mantendremos la url, pero podemos cambiar el texto del enlace (por ejemplo por un Descarga aquí).
Esta opción es muy recomendable cuando queremos habilitar por ejemplo la descarga de las instancias de la secretaría de un centro. Suelen ser pocos documentos y de poco tamaño, por lo que no tenemos por qué preocuparnos por el espacio en nuestro servidor. Pero imaginemos ahora que estamos en una instalación multisitio en la que además de la web del centro se albergan los blogs del profesorado. Yo profesora de historia puedo subir veinte powerpoints con mi imágenes de arte; el profesor de tecnología a su vez treinta pdfs con apuntes y ejercicios,… Para evitar perder el control del espacio utilizado sería recomendable que al igual que hacemos con imágenes (Google Fotos, Flickr, Picasa,..) o vídeos (Youtube, vímeo. tu.tv), externalicemos el contenido. Las opciones son múltiples nuevamente: Google drive; ISSUU; Calameo; SCRIBD; Slideshare; dropbox; box.com…
Por si no las conocéis ISSUU y Calameo permiten subir documentos y mostrarlos al estilo de un libro o revista, con efecto de «pase» de páginas, habilitando o no su descarga, creando incluso estanterías de documentos,… El problema es que algunas opciones como la de habilitar la descarga son de pago. Con todo son una gran opción para mostrar documentos. Podríamos bien enlazarlos en una pestaña nueva, bien incrustarlos por html como ya hemos practicado.
SCRIBD por su parte es también una gran opción que sí que permite habilitar las descargas de forma gratuita. El problema en su caso es que obliga a los visitantes a crear una cuenta para poder descargar los documentos, por lo que nuevamente sólo será una gran opción para mostrar los documentos, pero no para habilitar su descarga.
Slideshare no necesita presentación. Aplicación por excelencia para subir presentaciones en powerpoint. Sí que permite la descarga de los documentos… pero por su formato no es el más recomendable para documentos que no sean presentaciones, si bien admite word, pdf,… Ahondando en el tema de las presentaciones siempre es una gran opción optar por las presentaciones dinámicas de Prezi.
Termino por las opciones más prácticas y populares. Tanto dropbox como box.com nos permiten guardar nuestros documentos en la nube y enlazarlos habilitando su descarga. Box.com pese a ser menos conocido da más opciones que el popular dropbox.com: proteger los documentos con contraseña, código de incrustación, editar los documentos online con aplicaciones vinculadas,… En la opción gratuita «Personal», da 10 gb de almacenamiento. Pero suele ofrecer ofertas como ampliarlo hasta 50 gb por instalar la aplicación para móviles.
Finalmente hablar de Google Drive. Nos centramos en este ya que es el que está vinculado a las cuentas de correo de educación, pero bien podríamos hablar del Onedrive de Microsoft. No voy a entrar en cómo subir o crear documentos en Google Drive. Tan sólo de cómo enlazarlos o incrustarlos. Vamos allá:
1.- Crea el tipo de documento que desees, escoge «compartir». Te aparecerá un cuadro de dialogo para que introduzcas el nombre de las personas con quien quieras compartirlo… Pero también en la parte superior derecha «Obtener enlace para compartir». Escoge esa opción y verifica que los usuarios con ese enlace sólo puedan ver. Sólo te queda crear el enlace en tu página o entrada WordPress.
2.- Si lo que quieres es incrustarlo, deberás ir a Archivo > Publicar en la web. Publica el documento, escoge la opción de insertar, copia el código, y pégalo en tu página en el modo «texto» de tu editor. Será un código de este estilo:
<iframe src=»https://docs.google.com/document/d/1-DXwXPHGQxEaZB04XiFjDdPLzoql10c_LKDUbDydPYg/pub?embedded=true»></iframe>
Verás que la ventana por defecto en la que aparece es muy pequeña… pero vamos a arreglar eso con un poco de html. Sólo tenemos que añadir las etiquetas width (anchura) y height (altura). Para que el recuadro se adapte a las medidas de la pantalla estableceremos la anchura en porcentaje, mientras que podemos mantener el alto en pixeles:
<iframe height=»800px» width=»100%» src=»https://docs.google.com/document/d/1-DXwXPHGQxEaZB04XiFjDdPLzoql10c_LKDUbDydPYg/pub?embedded=true» ></iframe>
3.- Por último, si lo que queremos es enlazar o incrustar un documento subido a Google drive con otro formato. clicamos sobre el documento una vez subido y en la parte superior derecha escogemos «Ventana externa». Desde dicha ventana podemos Compartir, y escoger Obtener enlace para compartir, o desde el menú de más opciones (los tres puntos verticales), escoger «Insertar elemento». Copiamos el código html, y lo pegamos en nuestro WordPress.
Estas son algunas de las opciones, seguro que a ti se te ocurren más. En cualquier caso lo que queda claro es que no hay ninguna necesidad de saturar nuestro servidor con archivos de gran tamaño.